Time management: co nás může naučit bývalý americký prezident?

Víte nebo jste alespoň slyšeli o Eisenhowerově matici? Také známá jako Urgent-Important Matrix, je nástroj pro řízení času vytvořený 34. prezidentem Spojených států Dwightem Eisenhowerem (1890-1969), vrchním velitelem spojeneckých sil v Evropě, během druhé světové války.

Využíval ji k rozhodování a upřednostňování úkolů na základě dvou hlavních kritérií: naléhavosti a důležitosti Matice rozděluje úkoly do čtyř kvadrantů, což umožňuje jasnou vizualizaci, kam zaměřit úsilí a jak efektivněji organizovat čas.

Víte něco? jsem si jistý, že potřebujete nástroj tohoto typu, který vám pomůže organizovat a udělat totéž pro váš tým Na základě původní matice jsem udělal adaptaci, která může být přenesena do reality většiny lidí Nazval jsem to jako quadrado das Priority, vzhledem k snadnosti opravy názvu.

Za prvé, pochopte: optimalizovat time management a zvýšit produktivitu, starat se o to, co skutečně záleží uprostřed četných úkolů každodenního života Když máte pocit, že ztrácíte kontrolu nad časem, zhluboka se nadechněte a jasně zhodnoťte své aktivity Zeptejte se sami sebe: je současný úkol nezbytný pro dosažení vašich cílů? Existuje něco, co lze delegovat nebo odložit?

Jindy vyjmenujte všechny úkoly a činnosti, které musíte splnit Seřaďte každý podle jejich naléhavosti a důležitosti A umístěte je do příslušných kvadrantů matice.

Matice pomáhá odlišit to, co si skutečně zaslouží okamžitou pozornost, od toho, co lze plánovat do budoucna nebo eliminovat Méně času stráveného nedůležitými činnostmi a více se soustředit na úkoly, na kterých skutečně záleží, vede k menšímu stresu.

Náměstí s menšími PRIORITAMI, které také rozděluje úkoly do čtyř kvadrantů, je mocným nástrojem pro každého, kdo chce zlepšit své řízení času tím, že se vědoměji a vyváženěji rozhoduje o tom, jak trávit svůj čas a energii.

Jeho používáním si všimnete pozitivní změny ve vztahu mezi časem a plněním Vašich úkolů:

Důležité a naléhavé: tuto činnost musíte provést DNES, protože má termín a je nezbytný pro vývoj (vaše i společnost).Pokud NEBUDE provedeno, bude to generovat nějaký druh ztráty pro vás, někoho nebo organizaci Příklady: zaplatit fakturu nebo poslat návrh ve lhůtě.

Důležité (ale ne naléhavé): úkoly, které by měly být vypracovány co nejdříve Nemají tak přísný termín (jako je vstupenka nebo zákonný zdroj splatný).Když je provedena, bude generovat nějaký druh příležitosti nebo výhody pro vás, někoho nebo společnost Příklady: naplánovat schůzku s potenciálním zákazníkem; vyrobit video pro propagaci vašeho produktu; vést videokonferenci s dodavatelem nové položky.

Naléhavé (ale ne tak důležité): úkoly s termínem pro DNES (pokud nejsou provedeny nyní, příležitost je ztracena), ale které nejsou jako prioritní Obvykle nezpůsobují velké škody, pokud nejsou dokončeny, ale mohou přinést nějaký užitek, pokud jsou provedeny Příklady: účastnit se vzdělávací akce nebo zasedání technické komise.

Není naléhavé a není důležité: jedná se o zakázky, které jsou na vašem seznamu, ale mohou čekat nebo, kdo ví, dokonce být delegovány nebo odstraněny Příklady: odpověď na zprávy na sociálních sítích, vyberte model nové klimatizace v kanceláři nebo si vyberte oblečení na víkendovou párty.

I po těchto objasněních zůstává výzvou odolat pokušení upřednostnit úkoly kvadrantu óddu, které, přestože jsou jednoduché nebo příjemné, odvádějí pozornost od těch nejzásadnějších úkolů.

Jako strategii použijte kvadrant “by jako odměnu: po dokončení skupiny důležitých úkolů si dopřejte přestávku s lehčí činností. Tímto způsobem si udržíte produktivitu a zároveň si vychutnáte chvíle čistého volného času.

Více než technická dovednost vyžaduje time management také disciplínu, plánování a myšlení zaměřené na efektivitu a vedení Věřte tomu!