Mesmo com a Reforma Tributária em curso, a maioria das PMEs ainda está operando sem os ajustes necessários para a emissão de notas, o cálculo de tributos e a confiabilidade das informações fiscais enviadas à Receita Federal. Segundo a Secretaria de Acompanhamento Econômico (Seae), mais de 80% dos contribuintes nos regimes de Lucro Real e Presumido ainda não cumpriram as exigências que entraram em vigor em 1º de janeiro de 2026.
Para uma PME, isso significa risco real de multas fiscais, bloqueios de operações, inconsistências contábeis e até falhas no fluxo de caixa, justamente em um momento em que o mercado exige mais precisão e agilidade nos processos.
Além disso, embora o IBS e a CBS já estejam em vigor desde janeiro, as auditorias e aplicação de penalidades devem começar em 1º de abril, aumentando a urgência da adequação.
“Estamos passando por uma transição que já exige ação. Empresas que ainda não organizaram seus processos fiscais e sistemas de dados estão sujeitas a riscos concretos, e isso pode custar caro em termos de multa, retrabalho e perda de agilidade operacional”, afirma Reginaldo Stocco, CEO da vhsys.
O que as PMEs precisam fazer agora:
1. Validar com o contador as novas alíquotas de IBS e CBS
O primeiro passo é validar com o contador quais são as alíquotas de IBS e de CBS aplicáveis ao tipo de produto ou serviço da empresa. Com essa definição, os percentuais corretos devem ser registrados no sistema. Quando a alíquota está incorreta, a empresa pode recolher imposto a mais ou a menos, impactando o caixa e gerando risco de autuação.
2. Atualizar o sistema e configurar corretamente os novos tributos no ERP
É necessário verificar se o sistema de gestão está preparado para a Reforma Tributária e realizar a configuração dos novos tributos. Mesmo que o ERP já esteja atualizado, as alíquotas e parâmetros precisam ser inseridos manualmente e vinculados aos produtos e serviços cadastrados. Sem essa etapa, a nota fiscal pode ser emitida com informações incorretas.
3. Revisar custos e precificação considerando os novos impostos
Com as novas alíquotas definidas, a empresa deve recalcular o custo real de cada produto ou serviço. A análise do impacto dos novos tributos permite avaliar se será necessário ajustar preços para manter a margem, evitando perdas de rentabilidade ao longo dos próximos meses.
4. Padronizar processos e integrar dados fiscais, financeiros e contábeis
Também é importante organizar um fluxo claro entre as áreas envolvidas na emissão fiscal e no controle financeiro. A integração das informações em um único sistema reduz retrabalho, evita divergências de dados e prepara a empresa para as próximas etapas da transição da Reforma Tributária, prevista até 2033.
Um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT) mostra que empresas que anteciparam processos de adaptação reduziram em até 40% os retrabalhos e correções fiscais, além de melhorarem a previsibilidade no caixa e nas projeções tributárias.
Stocco afirma que esses não são “passos futuros”, mas ações que já impactam o funcionamento diário das empresas, porque os sistemas fiscais e os órgãos reguladores já estão exigindo consistência nas informações transmitidas.
“As PMEs que encararem a reorganização de processos agora estarão em vantagem operacional, com menos erros, mais clareza de custos e maior capacidade de escalar sua operação sem entraves burocráticos”, conclui o especialista.
