E Premtja e Zezë: 4 probleme të zakonshme tatimore dhe si t'i zgjidhni

E Premtja e Zezë është, për shumë kompani, një nga periudhat më të mira të shitjeve të të gjithë vitit. Në të njëjtën kohë, rritja e kërkesës sjell sfida të veçanta, duke përfshirë edhe menaxhimin e taksave. Disa probleme përfundojnë duke ndërprerë funksionimin apo edhe duke shkaktuar ndikime më të mëdha në biznes, si gjoba dhe gjoba.

Hugo Ramos, CEO i Oobj, referencë kombëtare në zgjidhjet për Dokumentet Elektronike Tatimore (DF-e) dhe kërkesa të tjera tatimore dixhitale. “Çdo vit vumë re disa gabime të zakonshme që prekin kompanitë e të gjitha segmenteve, si në tregtinë elektronike ashtu edhe në dyqanet fizike. Përgatitja për t'u përballur me këto situata mund t'i pengojë ato të përshkallëzohen në probleme më të mëdha”, shpjegon ai.

Kështu, profesionisti zgjodhi pengesat kryesore tatimore që mund të prekin kompanitë të Premten e Zezë 2024 dhe çfarë të bëjë për të reduktuar rreziqet që lidhen me to.

1. Dyfishimi i faturave

Qoftë për shkak të problemeve të lidhjes apo përpunimit të SEFAZ-it apo edhe paqëndrueshmërisë së brendshme në sistemin e kompanisë, është e mundur që të bëhet gjenerimi i dokumenteve tatimore të përsëritura.

“Kur ka dyfishim, mbyllja fiskale është e ndryshme nga mbyllja financiare, gjë që shkakton mbledhje të panevojshme tatimore. Përveç kësaj, nëse korrieri tatimor nuk e identifikon këtë gabim në faturat e autorizuara, gjenerimi i shënimeve nga ERP do të jetë i pasaktë, duke rezultuar në gjoba dhe gjoba për mospagesë të taksave ose për mospagesë të” të dhënave, detajon Hugo.

Për të shmangur dhimbjen e kokës, ia vlen të mbështeteni në një sistem të specializuar tatimor që mund të kontrollojë dyfytyrësinë e shënimeve dhe të verifikojë ekzistencën e të dhënave të përsëritura, për të anuluar më pas dokumentet e pavlefshme. Përveç kësaj, është gjithashtu e rëndësishme të sigurohet auditimi i taksave elektronike të autorizuara dokumentet, për t'u siguruar që mbyllja financiare dhe fiskale do të bëhet pa gabime. Kështu, detyrimi për lëshimin e shënimeve do të jetë konsistent dhe rreziku i uljes së aktakuzës.

Përveç kësaj, një tjetër ndikim i drejtpërdrejtë i dyfytyrësisë është në kontrollin e inventarit. Me një inventar të pasaktë, kompania mund të përballet me probleme tatimore dhe logjistike si porositë e gabuara, vonesat e dorëzimit dhe planifikimi jo i duhur i blerjeve.

2. Pamundësia e komunikimit me Sefazin

Dështimet e komunikimit ndërmjet sistemit tatimor dhe SEFAZ-it janë një problem në vetvete, pasi ato mund të rrisin kohën e autorizimit të lëshimit të faturës dhe mbylljes së çdo shitjeje. Në një efekt kaskadë, klientët që janë në radhën e arkëtarëve duhet të presin më shumë për t'u shërbyer, gjë që është veçanërisht e ndërlikuar në sezonin e së Premtes së Zezë.

Për të parandaluar që kjo të ndodhë, është e rëndësishme të monitorohet disponueshmëria e SEFAZ, e cila është e automatizuar nga disa sisteme të menaxhimit të taksave. Shumë prej tyre kanë gjithashtu një funksionalitet që identifikon spontanisht kohët kur është e nevojshme të hyni ose të dilni nga modaliteti i emergjencës, në të cilin lëshimi nuk është i menjëhershëm: klienti merr një shënim që nuk është ende i vlefshëm derisa të rivendoset komunikimi me SEFAZ.

“me mjetin e duhur, lëshimi i rasteve aktivizohet automatikisht sa herë që është e nevojshme. Me rivendosjen e komunikimit me SEFAZ, softueri i mesazheve tatimore duhet të jetë në gjendje të ripërpunojë, ridërgojë, identifikojë dublikatat dhe të kërkojë autorizimin e të gjithë kuponëve tatimorë të lëshuar në këtë format”, thekson CEO.

3. Emetimi në rast emergjence

Pavarësisht zgjidhjes së një problemi, lëshimi në rast emergjence mund të gjenerojë të tjerë. Me vëllimin e lartë të kartëmonedhave mund të jetë e vështirë të menaxhohet numri i dokumenteve të lëshuara dhe të refuzuara. Kështu, kompania mund të humbasë afatin për t'i dërguar SEFAZ-it.  

Për shembull, klienti mund të konsultojë shënimin në SEFAZ dhe të mos e gjejë atë, sepse çelësi i aksesit nuk është vërtetuar ende. Rrjedhimisht, konsumatori ka mundësinë të aktivizojë PROCON. Prandaj, për të shmangur rreziqe të tilla, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje gjatë ridërgimit pas emergjencës, për të identifikuar shënimet e refuzuara.

“Edhe një herë, kjo është një veçori e lehtësuar nga sistemet më të avancuara të menaxhimit të taksave. Vlen gjithashtu të ruhet XML e të gjitha kartëmonedhave, përfshirë ato të lëshuara në rast emergjence, për të regjistruar shitjen dhe për të tentuar të emetojë”, sugjeron Hugo.

4. Ncm e gabuar në faturë 

Nomenklatura e Përbashkët Mercosur (NCM) synon të kontrollojë dhe identifikojë taksën e produkteve. Të dhënat e pasakta të NCM në plotësimin e shënimit mund të rezultojnë në refuzimin e lëshimit dhe autorizimit të emetimit me kodin e gabuar, duke çuar në taksa të paguara gabimisht. Nëse konstatohet një gabim në kod, Autoritetet Tatimore kontrollojnë hyrjet më të fundit dhe ngarkojnë diferencën në normë, me gjoba dhe interesa.

Prandaj, është thelbësore të përditësohet baza kadastrale e kodeve NCM që kompania përdor në jetën e saj të përditshme. Nëse NCM nuk ekziston, edhe fatura do të hasë probleme dhe do të refuzohet. Prandaj, është e nevojshme të jemi brenda klasifikimeve të mallrave për të shmangur këtë lloj dështimi. 

“Në situata të tilla, nëse tregtari merr një produkt me kodin e pasaktë NCM, ai duhet t'ia kalojë kodin e saktë furnizuesit të tij, për të shmangur” vlerësimin tatimor, përfundon Ramos.

Mbi të gjitha, është e rëndësishme të theksohet se me rritjen e ndjeshme të shitjeve në BF është shumë e rëndësishme që sistemi të jetë elastik ose të mund të përpunojë shpejt volumetrinë e lartë. Kjo është thelbësore për të siguruar sukses efikas të funksionimit dhe shitjeve. Gjatë kësaj periudhe, vëllimi i transaksioneve rritet në mënyrë eksponenciale, duke kërkuar që sistemi të jetë në gjendje të përballojë këtë kërkesë pa kompromentuar performancën ose duke shkaktuar ndërprerje. Duke shmangur kështu vonesat në dërgesa, radhët në arkëtar dhe natyrisht, pakënaqësinë e klientit.