Tydsbestuur: wat kan 'n voormalige Amerikaanse president ons leer?

Weet jy of het jy ten minste gehoor van die Eisenhower Matrix? Ook bekend as die Dringend-Belangrike Matrix, is 'n tydbestuursinstrument geskep deur die 34ste President van die Verenigde State, Dwight Eisenhower (1890-1969), opperbevelvoerder van die Geallieerde Magte in Europa, tydens die Tweede Wêreldoorlog.

Hy het dit gebruik om besluite te neem en take te prioritiseer op grond van twee hoofkriteria: dringendheid en belangrikheid. Die matriks verdeel take in vier kwadrante, wat 'n duidelike visualisering moontlik maak van waar om pogings te fokus en hoe om tyd meer doeltreffend te organiseer.

Weet jy iets? Ek is seker jy het “n instrument van hierdie tipe nodig om jou te help organiseer en dieselfde vir jou span te doen. Op grond van die oorspronklike matriks het ek ”n aanpassing gemaak wat na die werklikheid van die meeste mense vervoer kan word. Ek het dit "Quadrado das Priorities" genoem, gegewe die gemak om die naam reg te maak.

Eerstens, verstaan: om tydsbestuur te optimaliseer en produktiwiteit te verhoog, bekommerd te wees oor wat werklik saak maak te midde van die talle take van die alledaagse lewe. Wanneer jy voel dat jy beheer oor tyd verloor, asem diep asem haal en jou aktiwiteite duidelik evalueer. Vra jouself: is die huidige taak noodsaaklik om jou doelwitte te bereik? Is daar enigiets wat gedelegeer of uitgestel kan word?

Op 'n ander tyd, lys al die take en aktiwiteite wat jy moet bereik. Sorteer elkeen volgens hul dringendheid en belangrikheid. En plaas dit in die toepaslike kwadrante van die matriks.

Die matriks help om te onderskei wat werklik onmiddellike aandag verdien van wat vir die toekoms beplan kan word of uitgeskakel kan word. Minder tyd wat aan onbelangrike aktiwiteite bestee word en meer fokus op die take wat werklik saak maak, lei tot minder stres.

Die“ PRIORities ” Square, wat ook take in vier kwadrante verdeel, is 'n kragtige instrument vir enigiemand wat hul tydsbestuur wil verbeter deur meer bewuste en gebalanseerde besluite te neem oor hoe om hul tyd en energie deur te bring.

Deur dit te gebruik, sal jy 'n positiewe verandering in die verhouding tussen tyd en die vervulling van jou take opmerk:

Belangrik en dringend: jy moet hierdie aktiwiteit VANDAG doen, want dit het 'n sperdatum en is noodsaaklik vir ontwikkeling (jou en die maatskappy). Indien NIE uitgevoer, sal dit 'n soort verlies vir jou, iemand of die organisasie genereer. Voorbeelde: betaal 'n faktuur of stuur 'n voorstel in die sperdatum.

Belangrik (maar nie dringend nie): take wat so gou moontlik ontwikkel moet word. Hulle het nie so 'n streng sperdatum (soos 'n kaartjie of wettige hulpbron verskuldig). Wanneer dit uitgevoer word, sal dit 'n soort geleentheid of voordeel vir jou, iemand of die maatskappy genereer. Voorbeelde: skeduleer 'n vergadering met 'n potensiële kliënt; produseer 'n video om jou produk te bevorder; voer 'n videokonferensie met die verskaffer van 'n nuwe item.

Dringend (maar nie so belangrik nie): take met 'n sperdatum vir VANDAG (indien nie nou uitgevoer nie, is die geleentheid verlore), maar dit is nie as prioriteit nie. Gewoonlik veroorsaak dit nie groot skade as dit nie voltooi is nie, maar kan 'n mate van voordeel bring as dit uitgevoer word. Voorbeelde: neem deel aan 'n opleidingsgeleentheid of 'n tegniese komiteevergadering.

Nie dringend nie en nie belangrik nie: dit is poste wat op jou lys, maar kan wag of, wat weet, selfs gedelegeer of uitgeskakel. Voorbeelde: antwoord op boodskappe op sosiale netwerke, kies die model van die nuwe lugversorging in die kantoor of kies die klere vir 'n party op die naweek.

Selfs na hierdie verduidelikings bly die uitdaging om die versoeking te weerstaan om die take van die “D”-kwadrant te prioritiseer, wat, ten spyte daarvan dat dit eenvoudig of aangenaam is, die aandag van die mees noodsaaklike take aflei.

As “n strategie, gebruik die kwadrant ’”" as 'n beloning: na die voltooiing van 'n groep belangrike take, laat jouself 'n breek met 'n ligter aktiwiteit. Op hierdie manier, jy onderhou produktiwiteit terwyl jy geniet oomblikke van suiwer ontspanning.

Meer as 'n tegniese vaardigheid, tydsbestuur vereis ook dissipline, beplanning en 'n ingesteldheid wat op doeltreffendheid en leierskap gefokus is. Glo dit!