En el comerç minorista, la gestió fiscal és una tasca complexa que implica l'emissió de factures, el seguiment dels canvis legislatius i el càlcul d'impostos. L'automatització d'aquests processos és essencial per reduir la càrrega de treball manual i minimitzar l'error humà, permetent als empleats centrar-se en tasques més estratègiques.
Se sap que al Brasil la burocràcia que implica la documentació fiscal també té un avantatge: som un dels pocs països que centralitza la informació sobre transaccions comercials i fiscals en un mateix document, que és oficial i auditable. A més, cada factura conté més de 600 camps, molts d'ells validats per les mateixes autoritats fiscals, concentrant informació rellevant sobre el vostre negoci, producte, proveïdor i transportista. Per tant, més enllà de totes les obligacions fiscals i processals associades, la factura també ofereix un avantatge competitiu a aquells que saben analitzar-la i crear alertes sobre els seus camps.
«Les tecnologies són crucials per garantir el compliment i l'eficiència en la gestió tributària, però també per transformar les dades en informació estratègica de manera oportuna. En el seu punt àlgid, ofereixen la capacitat de convertir la burocràcia fiscal en un avantatge competitiu, essencial per a la supervivència i el creixement sostenible en l'entorn minorista altament dinàmic», afirma Marcus Araújo, cap de dades i científic de dades principal d' Arquivei, una plataforma responsable de gestionar els documents fiscals de més de 140.000 empreses.
L'expert explica la importància d'automatitzar els processos administratius en les empreses minoristes i comenta com aprofitar les dades fiscals per beneficiar les empreses.
Gestió estratègica d'impostos
Implementar un sistema ERP, un programari de gestió per a empreses minoristes, és crucial per a un control de gestió eficient. Això inclou la gestió del preu de cost, el càlcul dels marges de benefici, l'establiment dels preus de venda, el control de l'inventari i l'emissió de factures. Un sistema d'automatització de processos integra les diverses àrees de l'empresa, optimitzant les tasques i augmentant l'eficiència operativa i financera.
«Segons la meva experiència, les anàlisis amb un ampli abast estratègic solen consumir entre el 80 i el 90% del temps dedicat a la investigació i la consolidació d'informació; és a dir, per cada 10 hores de treball, 2 hores es dediquen realment a l'anàlisi. A més, poden caldre entre 3 i 4 versions abans que es prengui una decisió. Tenir un sistema ERP integrat amb totes les fonts d'informació útils i organitzades pot, per tant, recuperar el temps dedicat a la neteja de les dades i reduir el temps de presa de decisions, amb fins a cinc vegades més eficàcia i anàlisis més informades», avalua Araújo.
La conciliació dels sistemes ERP amb l'automatització de dades fiscals s'està convertint en essencial perquè els minoristes puguin prendre decisions informades i efectives. L'extracció i l'anàlisi de dades fiscals permeten als minoristes identificar patrons de compra, estacionalitat i preferències dels consumidors. Aquesta informació és vital per optimitzar l'inventari i planificar les campanyes de màrqueting amb més precisió.
«Al mercat minorista, es gestionen diferents volums de factures. Hi ha empreses que necessiten importar uns quants centenars de factures mensualment i d'altres que processen 30 milions de factures al mes. Un bon exemple d'això va ser quan un gegant minorista necessitava reduir els errors en la conciliació de les comandes de compra amb les factures dels seus proveïdors. Els retards i els errors en aquest procés estaven afectant diferents àrees de l'operació a tot el Brasil. Després d'automatitzar la captura i l'estructuració de les factures, a més de mitigar els errors, també van obtenir visibilitat sobre quins proveïdors compleixen més i menys les seves obligacions. Aquesta visibilitat i control sobre els proveïdors va permetre dissenyar millors polítiques per garantir la predictibilitat per a totes les parts interessades (proveïdor, magatzem, botigues i consumidor final)», comenta l'expert.
La implementació d'una gestió fiscal automatitzada i estratègica aporta nombrosos beneficis al comerç minorista, com ara el control fiscal i la reducció de costos. L'automatització proporciona un major control financer, permetent la correcta parametrització dels productes i la tributació, així com un control d'inventari més eficient.
Altres factors inclouen l'optimització de la productivitat i la garantia del compliment de les obligacions tributàries. La integració dels processos i departaments de l'empresa optimitza la productivitat, permetent una anàlisi exhaustiva i una presa de decisions més assertiva.
A més, l'automatització permet el seguiment continu de les dades fiscals, garantint el compliment de les regulacions governamentals i mitigant el risc de sancions.
