در خرده فروشی، مدیریت مالیات یک کار پیچیده است که شامل صدور فاکتورها، نظارت بر تغییرات قانونی و محاسبه مالیات میشود. خودکارسازی این فرآیندها برای کاهش حجم کار دستی و به حداقل رساندن خطای انسانی ضروری است و به کارمندان اجازه میدهد تا روی وظایف استراتژیکتر تمرکز کنند.
مشخص است که در برزیل، بوروکراسی موجود در اسناد مالیاتی نیز یک مزیت دارد: ما یکی از معدود کشورهایی هستیم که اطلاعات مربوط به معاملات تجاری و مالیاتی را در یک سند واحد متمرکز میکنیم، سندی که رسمی و قابل حسابرسی است. علاوه بر این، هر فاکتور شامل بیش از ۶۰۰ فیلد است که بسیاری از آنها توسط خود مقامات مالیاتی تأیید شدهاند و اطلاعات مربوط به کسب و کار، محصول، تأمینکننده و شرکت حمل و نقل شما را متمرکز میکنند. بنابراین، فراتر از تمام تعهدات مالیاتی و رویهای مرتبط، فاکتور همچنین برای کسانی که میدانند چگونه آن را تجزیه و تحلیل کنند و در مورد فیلدهای آن هشدار ایجاد کنند، یک مزیت رقابتی ارائه میدهد.
مارکوس آراجو، رئیس بخش دادهها و دانشمند ارشد داده در آرکیوی، پلتفرمی که مسئول مدیریت اسناد مالیاتی بیش از ۱۴۰،۰۰۰ شرکت است، میگوید: «فناوریها برای تضمین انطباق و کارایی در مدیریت مالیات و همچنین برای تبدیل دادهها به بینشهای استراتژیک در زمان مناسب، بسیار مهم هستند. در اوج خود، آنها توانایی تبدیل بوروکراسی مالیاتی به یک مزیت رقابتی را ارائه میدهند که برای بقا و رشد پایدار در محیط خردهفروشی بسیار پویا ضروری است .»
این متخصص اهمیت خودکارسازی فرآیندهای اداری در شرکتهای خردهفروشی را توضیح میدهد و در مورد چگونگی استفاده از دادههای مالیاتی برای بهرهمندی کسبوکارها اظهار نظر میکند.
مدیریت استراتژیک مالیات
پیادهسازی یک سیستم ERP، یک نرمافزار مدیریتی برای شرکتهای خردهفروشی، برای کنترل مدیریتی کارآمد بسیار مهم است. این شامل مدیریت قیمت تمامشده، محاسبه حاشیه سود، تعیین قیمت فروش، کنترل موجودی و صدور فاکتور میشود. یک سیستم اتوماسیون فرآیند، حوزههای مختلف شرکت را ادغام میکند، وظایف را بهینه میکند و بهرهوری عملیاتی و مالی را افزایش میدهد.
«طبق تجربه من، تحلیلهایی با دامنه استراتژیک گسترده معمولاً ۸۰ تا ۹۰ درصد از زمان صرف شده برای تحقیق و تجمیع اطلاعات را به خود اختصاص میدهند؛ یعنی به ازای هر ۱۰ ساعت کار، ۲ ساعت در واقع به تحلیل اختصاص داده میشود. علاوه بر این، ممکن است ۳ تا ۴ نسخه قبل از تصمیمگیری لازم باشد. بنابراین، داشتن یک سیستم ERP یکپارچه با تمام منابع اطلاعاتی مفید و سازمانیافته میتواند زمان صرف شده برای پاکسازی دادهها را بازیابی کرده و زمان تصمیمگیری را کاهش دهد، با اثربخشی تا پنج برابر و تحلیلهای آگاهانهتر.» این ارزیابی آراجو است.
تطبیق سیستمهای ERP با اتوماسیون دادههای مالیاتی برای خردهفروشان جهت تصمیمگیریهای آگاهانه و مؤثر، به امری ضروری تبدیل شده است. استخراج و تجزیه و تحلیل دادههای مالیاتی به خردهفروشان این امکان را میدهد که الگوهای خرید، تغییرات فصلی و ترجیحات مصرفکننده را شناسایی کنند. این اطلاعات برای بهینهسازی موجودی و برنامهریزی دقیقتر کمپینهای بازاریابی حیاتی است.
این متخصص اظهار داشت: «در بازار خردهفروشی، حجمهای مختلفی از فاکتورها پردازش میشوند. شرکتهایی وجود دارند که نیاز به وارد کردن چند صد فاکتور در ماه دارند و برخی دیگر که ماهانه 30 میلیون فاکتور پردازش میکنند. نمونه خوبی از این مورد زمانی اتفاق افتاد که یک غول خردهفروشی نیاز به کاهش خطاها در تطبیق سفارشهای خرید با فاکتورهای تأمینکنندگان خود داشت. تأخیرها و شکستها در این فرآیند بر بخشهای مختلف عملیات در سراسر برزیل تأثیر میگذاشت. پس از خودکارسازی ثبت و ساختاردهی فاکتورها، علاوه بر کاهش خطاها، آنها همچنین به این موضوع پی بردند که کدام تأمینکنندگان بیشترین و کمترین میزان پایبندی را به تعهدات خود دارند. این دید و کنترل بر تأمینکنندگان، امکان طراحی سیاستهای بهتر را برای اطمینان از پیشبینیپذیری برای همه ذینفعان (تأمینکننده، انبار، فروشگاهها و مصرفکننده نهایی) فراهم کرد.».
پیادهسازی مدیریت مالیات خودکار و استراتژیک، مزایای بیشماری را برای خردهفروشی به همراه دارد، مانند کنترل مالیات و کاهش هزینهها. اتوماسیون، کنترل مالی بیشتری را فراهم میکند و امکان پارامتربندی صحیح محصولات و مالیات و همچنین کنترل موجودی کارآمدتر را فراهم میکند.
عوامل دیگر شامل بهینهسازی بهرهوری و تضمین رعایت قوانین مالیاتی است. ادغام فرآیندها و بخشهای شرکت، بهرهوری را بهینه میکند و امکان تجزیه و تحلیل جامع و تصمیمگیری قاطعانهتر را فراهم میکند.
علاوه بر این، اتوماسیون امکان نظارت مستمر بر دادههای مالیاتی، اطمینان از رعایت مقررات دولتی و کاهش خطر جریمهها را فراهم میکند.
