U maloprodaji je upravljanje porezima složen zadatak koji uključuje izdavanje računa, praćenje zakonskih promjena i izračun poreza. Automatizacija tih procesa ključna je za smanjenje ručnog opterećenja i minimiziranje ljudskih pogrešaka, omogućujući zaposlenicima da se usredotoče na strateškije zadatke.
Poznato je da u Brazilu birokracija povezana s poreznim dokumentima nosi i prednost: mi smo jedna od rijetkih zemalja koja centralizira informacije o komercijalnim i poreznim transakcijama u istom dokumentu, koji je služben i podložan reviziji. Nadalje, svaki račun sadrži više od 600 polja, od kojih su mnoga potvrdila sama porezna tijela, koncentrirajući relevantne informacije o vašem poslovanju, proizvodu, dobavljaču i prijevozniku. Stoga, osim svih povezanih poreznih i proceduralnih obveza, račun također nudi konkurentsku prednost onima koji ga znaju analizirati i kreirati upozorenja o njegovim poljima.
„Tehnologije su ključne za osiguravanje usklađenosti i učinkovitosti u upravljanju porezima, ali i za pravovremeno pretvaranje podataka u strateške uvide. U svom vrhuncu nude mogućnost pretvaranja porezne birokracije u konkurentsku prednost, bitnu za opstanak i održivi rast u vrlo dinamičnom maloprodajnom okruženju“, kaže Marcus Araújo, voditelj podataka i glavni znanstvenik podataka u Arquiveiju, platformi odgovornoj za upravljanje poreznim dokumentima za više od 140 000 tvrtki.
Stručnjak objašnjava važnost automatizacije administrativnih procesa u maloprodajnim tvrtkama i komentira kako iskoristiti porezne podatke u korist poduzeća.
Strateško upravljanje porezima
Implementacija ERP sustava, upravljačkog softvera za maloprodajne tvrtke, ključna je za učinkovitu upravljačku kontrolu. To uključuje upravljanje troškovima, izračun profitnih marži, postavljanje prodajnih cijena, kontrolu zaliha i izdavanje računa. Sustav automatizacije procesa integrira različita područja tvrtke, optimizirajući zadatke i povećavajući operativnu i financijsku učinkovitost.
„Po mom iskustvu, analize sa širokim strateškim opsegom obično troše 80 do 90% vremena utrošenog na istraživanje i konsolidaciju informacija; to jest, na svakih 10 sati rada, 2 sata su zapravo posvećena analizi. Nadalje, može biti potrebno 3 do 4 verzije prije nego što se donese odluka. Integracija ERP sustava sa svim korisnim i organiziranim izvorima informacija stoga može povratiti vrijeme utrošeno na čišćenje podataka i smanjiti vrijeme donošenja odluka, uz do pet puta veću učinkovitost i informiranije analize“, procjenjuje Araújo.
Usklađivanje ERP sustava s automatizacijom poreznih podataka postaje ključno za trgovce kako bi donosili informirane i učinkovite odluke. Izvlačenje i analiza poreznih podataka omogućuje trgovcima da identificiraju obrasce kupnje, sezonalnost i preferencije potrošača. Ove su informacije ključne za optimizaciju zaliha i preciznije planiranje marketinških kampanja.
„Na maloprodajnom tržištu obrađuju se različite količine faktura. Postoje tvrtke koje trebaju uvesti nekoliko stotina faktura mjesečno i druge koje obrađuju 30 milijuna faktura mjesečno. Dobar primjer za to dogodio se kada je maloprodajni div trebao smanjiti pogreške u usklađivanju narudžbi s fakturama svojih dobavljača. Kašnjenja i propusti u ovom procesu utjecali su na različita područja poslovanja diljem Brazila. Nakon automatizacije prikupljanja i strukturiranja faktura, osim ublažavanja pogrešaka, stekli su i uvid u to koji dobavljači najviše, a koji najmanje ispunjavaju svoje obveze. Ova vidljivost i kontrola nad dobavljačima omogućili su osmišljavanje boljih politika kako bi se osigurala predvidljivost za sve dionike (dobavljač, skladište, trgovine i krajnji potrošač)“, komentira stručnjak.
Implementacija automatiziranog i strateškog upravljanja porezima donosi brojne prednosti maloprodaji, kao što su kontrola poreza i smanjenje troškova. Automatizacija pruža veću financijsku kontrolu, omogućujući ispravnu parametrizaciju proizvoda i oporezivanja, kao i učinkovitiju kontrolu zaliha.
Drugi čimbenici uključuju optimizaciju produktivnosti i osiguranje porezne usklađenosti. Integracija procesa i odjela tvrtke optimizira produktivnost, omogućujući sveobuhvatnu analizu i asertivnije donošenje odluka.
Nadalje, automatizacija omogućuje kontinuirano praćenje poreznih podataka, osiguravajući usklađenost s vladinim propisima i smanjujući rizik od kazni.
