Dalam perniagaan runcit, pengurusan cukai merupakan tugas yang kompleks, melibatkan pengeluaran invois, pemantauan perubahan perundangan dan pengiraan cukai. Mengautomasikan proses ini adalah penting untuk mengurangkan beban kerja manual dan meminimumkan kesilapan manusia, sekali gus membolehkan pekerja memberi tumpuan kepada tugas yang lebih strategik.
Telah diketahui bahawa di Brazil, birokrasi yang terlibat dalam dokumen cukai juga membawa kelebihan: kami adalah salah satu daripada beberapa negara yang memusatkan maklumat tentang transaksi komersial dan cukai dalam dokumen yang sama, yang rasmi dan boleh diaudit. Tambahan pula, setiap invois mengandungi lebih daripada 600 medan, kebanyakannya disahkan oleh pihak berkuasa cukai sendiri, menumpukan maklumat berkaitan tentang perniagaan, produk, pembekal dan pembawa anda. Oleh itu, di luar semua kewajipan cukai dan prosedur yang berkaitan, invois juga menawarkan kelebihan daya saing kepada mereka yang tahu cara menganalisisnya dan membuat makluman tentang medannya.
“Teknologi adalah penting untuk memastikan pematuhan dan kecekapan dalam pengurusan cukai, tetapi juga untuk mengubah data menjadi pandangan strategik tepat pada masanya. Pada kemuncaknya, ia menawarkan keupayaan untuk menukar birokrasi cukai menjadi kelebihan daya saing, penting untuk kelangsungan hidup dan pertumbuhan yang mampan dalam persekitaran runcit yang sangat dinamik,” kata Marcus Araújo, Ketua Data & Saintis Data Utama di Arquivei, platform yang bertanggungjawab untuk mengurus dokumen cukai untuk lebih 140,000 syarikat.
Pakar tersebut menerangkan kepentingan mengautomasikan proses pentadbiran dalam syarikat runcit dan mengulas tentang cara memanfaatkan data cukai untuk memberi manfaat kepada perniagaan.
Pengurusan cukai strategik
Melaksanakan sistem ERP, perisian pengurusan untuk syarikat runcit, adalah penting untuk kawalan pengurusan yang cekap. Ini termasuk mengurus harga kos, mengira margin keuntungan, menetapkan harga jualan, mengawal inventori dan mengeluarkan invois. Sistem automasi proses mengintegrasikan pelbagai bidang syarikat, mengoptimumkan tugas dan meningkatkan kecekapan operasi dan kewangan.
“Berdasarkan pengalaman saya, analisis dengan skop strategik yang luas biasanya mengambil 80 hingga 90% daripada masa yang dihabiskan untuk menyelidik dan menyatukan maklumat; iaitu, bagi setiap 10 jam kerja, 2 jam sebenarnya dikhaskan untuk analisis. Tambahan pula, ia boleh mengambil masa 3 hingga 4 versi sebelum keputusan dibuat. Mempunyai sistem ERP yang disepadukan dengan semua sumber maklumat yang berguna dan teratur dapat menuntut semula masa yang dihabiskan untuk membersihkan data dan mengurangkan masa untuk membuat keputusan, dengan sehingga lima kali ganda keberkesanan dan analisis yang lebih bermaklumat,” penilaian Araújo.
Menyelaraskan sistem ERP dengan automasi data cukai menjadi penting bagi peruncit untuk membuat keputusan yang tepat dan berkesan. Mengekstrak dan menganalisis data cukai membolehkan peruncit mengenal pasti corak pembelian, musim dan pilihan pengguna. Maklumat ini penting untuk mengoptimumkan inventori dan merancang kempen pemasaran dengan lebih tepat.
“Dalam pasaran runcit, pelbagai jumlah invois dikendalikan. Terdapat syarikat yang perlu mengimport beberapa ratus invois setiap bulan, dan ada juga yang memproses 30 juta invois sebulan. Satu contoh yang baik berlaku apabila sebuah syarikat gergasi runcit perlu mengurangkan ralat dalam menyelaraskan pesanan pembelian dengan invois daripada pembekalnya. Kelewatan dan kegagalan dalam proses ini memberi kesan kepada pelbagai bidang operasi di seluruh Brazil. Selepas mengautomasikan penangkapan dan penstrukturan invois, selain mengurangkan ralat, mereka juga mendapat keterlihatan tentang pembekal mana yang paling dan paling kurang mematuhi kewajipan mereka. Keterlihatan dan kawalan ke atas pembekal ini membolehkan reka bentuk dasar yang lebih baik untuk memastikan kebolehramalan untuk semua pihak berkepentingan (pembekal, gudang, kedai dan pengguna akhir),” ulas pakar itu.
Melaksanakan pengurusan cukai automatik dan strategik membawa banyak manfaat kepada peruncitan, seperti kawalan cukai dan pengurangan kos. Automasi menyediakan kawalan kewangan yang lebih besar, membolehkan parameterisasi produk dan percukaian yang betul, serta kawalan inventori yang lebih cekap.
Faktor lain termasuk mengoptimumkan produktiviti dan memastikan pematuhan cukai. Mengintegrasikan proses dan jabatan syarikat mengoptimumkan produktiviti, membolehkan analisis yang komprehensif dan membuat keputusan yang lebih tegas.
Tambahan pula, automasi membolehkan pemantauan berterusan data cukai, memastikan pematuhan dengan peraturan kerajaan dan mengurangkan risiko penalti.
