W handlu detalicznym zarządzanie podatkami to złożone zadanie, obejmujące wystawianie faktur, monitorowanie zmian w przepisach i naliczanie podatków. Automatyzacja tych procesów jest niezbędna, aby zmniejszyć obciążenie pracą ręczną i zminimalizować ryzyko błędów ludzkich, pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach o charakterze bardziej strategicznym.
Wiadomo, że w Brazylii biurokracja związana z dokumentami podatkowymi ma również swoją zaletę: jesteśmy jednym z niewielu krajów, które centralizują informacje o transakcjach handlowych i podatkowych w jednym, oficjalnym i podlegającym audytowi dokumencie. Co więcej, każda faktura zawiera ponad 600 pól, z których wiele jest weryfikowanych przez same organy podatkowe, gromadząc istotne informacje o firmie, produkcie, dostawcy i przewoźniku. Dlatego też, poza wszystkimi związanymi z tym obowiązkami podatkowymi i proceduralnymi, faktura oferuje również przewagę konkurencyjną tym, którzy potrafią ją analizować i tworzyć alerty dotyczące jej pól.
„Technologie są kluczowe dla zapewnienia zgodności i efektywności w zarządzaniu podatkami, a także dla terminowego przekształcania danych w strategiczne wnioski. W szczytowym momencie oferują one możliwość przekształcenia biurokracji podatkowej w przewagę konkurencyjną, niezbędną do przetrwania i zrównoważonego rozwoju w niezwykle dynamicznym środowisku handlu detalicznego” – mówi Marcus Araújo, dyrektor ds. danych i główny analityk danych w Arquivei, platformie odpowiedzialnej za zarządzanie dokumentami podatkowymi dla ponad 140 000 firm.
Ekspert wyjaśnia, jak ważne jest automatyzowanie procesów administracyjnych w firmach handlu detalicznego i komentuje, w jaki sposób wykorzystać dane podatkowe z korzyścią dla przedsiębiorstw.
Strategiczne zarządzanie podatkami
Wdrożenie systemu ERP, oprogramowania do zarządzania dla firm handlu detalicznego, ma kluczowe znaczenie dla efektywnej kontroli zarządczej. Obejmuje to zarządzanie ceną zakupu, obliczanie marży zysku, ustalanie cen sprzedaży, kontrolowanie zapasów i wystawianie faktur. System automatyzacji procesów integruje różne obszary firmy, optymalizując zadania oraz zwiększając efektywność operacyjną i finansową.
„Z mojego doświadczenia wynika, że analizy o szerokim zakresie strategicznym zazwyczaj pochłaniają 80–90% czasu poświęcanego na wyszukiwanie i konsolidację informacji; to znaczy, że na każde 10 godzin pracy 2 godziny są faktycznie przeznaczone na analizę. Co więcej, podjęcie decyzji może wymagać 3–4 wersji. Zintegrowanie systemu ERP ze wszystkimi użytecznymi i uporządkowanymi źródłami informacji pozwala zatem zaoszczędzić czas poświęcany na oczyszczanie danych i skrócić czas podejmowania decyzji, zapewniając nawet pięciokrotnie większą skuteczność i bardziej świadome analizy” – ocenia Araújo.
Integracja systemów ERP z automatyzacją danych podatkowych staje się niezbędna dla sprzedawców detalicznych, aby mogli podejmować świadome i skuteczne decyzje. Ekstrakcja i analiza danych podatkowych pozwala sprzedawcom detalicznym identyfikować wzorce zakupowe, sezonowość i preferencje konsumentów. Informacje te są kluczowe dla optymalizacji zapasów i dokładniejszego planowania kampanii marketingowych.
„Na rynku detalicznym obsługiwane są różne wolumeny faktur. Są firmy, które muszą importować kilkaset faktur miesięcznie, i takie, które przetwarzają 30 milionów faktur miesięcznie. Dobrym przykładem jest sytuacja, gdy gigant handlu detalicznego musiał zredukować błędy w uzgadnianiu zamówień zakupu z fakturami od dostawców. Opóźnienia i awarie w tym procesie wpływały na różne obszary działalności w całej Brazylii. Po zautomatyzowaniu procesu przechwytywania i strukturyzacji faktur, oprócz ograniczenia błędów, uzyskano również wgląd w to, którzy dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań w największym, a którzy najmniejszym stopniu. Ta widoczność i kontrola nad dostawcami pozwoliły na opracowanie lepszych zasad zapewniających przewidywalność dla wszystkich interesariuszy (dostawcy, magazynu, sklepów i konsumenta końcowego)” – komentuje ekspert.
Wdrożenie zautomatyzowanego i strategicznego zarządzania podatkami przynosi liczne korzyści dla handlu detalicznego, takie jak kontrola podatkowa i redukcja kosztów. Automatyzacja zapewnia większą kontrolę finansową, umożliwiając prawidłową parametryzację produktów i podatków, a także efektywniejszą kontrolę zapasów.
Inne czynniki obejmują optymalizację wydajności i zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi. Integracja procesów i działów firmy optymalizuje wydajność, umożliwiając kompleksową analizę i bardziej asertywne podejmowanie decyzji.
Ponadto automatyzacja pozwala na ciągłe monitorowanie danych podatkowych, zapewniając zgodność z przepisami rządowymi i minimalizując ryzyko kar.
