Управљање временом: шта нас бивши председник САД може научити?

Да ли знате или сте бар чули за Ајзенхауер матрицу? Такође познат као Хитно важна матрица, је алат за управљање временом који је креирао 34. председник Сједињених Држава Двајт Ајзенхауер (1890-1969), врховни командант савезничких снага у Европи, током Другог светског рата.

Користио га је за доношење одлука и одређивање приоритета задатака на основу два главна критеријума: хитност и значај. Матрица дели задатке на четири квадранта, што омогућава јасну визуализацију где да фокусира напоре и како ефикасније организовати време.

Да ли знате нешто?Сигуран сам да вам је потребан алат овог типа који ће вам помоћи да организујете и урадите исто за свој тим. На основу оригиналне матрице, направио сам адаптацију која се може транспортовати у стварност већине људи. Назвао сам је“Quadrado das Prioriets”, с обзиром на лакоћу фиксирања имена.

Прво, схватите: да бисте оптимизовали управљање временом и повећали продуктивност, бринули се о томе шта је заиста важно усред бројних задатака свакодневног живота. Када осећате да губите контролу над временом, дубоко удахните и јасно процените своје активности. Запитајте се: да ли је тренутни задатак од суштинског значаја за постизање ваших циљева? Да ли постоји нешто што се може делегирати или одложити?

У другом тренутку, наведите све задатке и активности које требате остварити. Сортирајте сваки према њиховој хитности и важности. И поставите их у одговарајуће квадранте матрице.

Матрица помаже да се разликује оно што заиста заслужује хитну пажњу од онога што се може планирати за будућност или елиминисати. Мање времена проведеног на неважним активностима и више фокусирања на задатке који су заиста важни резултирају мањим стресом.

Тхе“” Скуаре, који такође дели задатке на четири квадранта, је моћно средство за све који желе да побољшају своје управљање временом тако што ће доносити свесније и уравнотеженије одлуке о томе како да потроше своје време и енергију.

Коришћењем ћете приметити позитивну промену у односу између времена и испуњења ваших задатака:

Важно и хитно: морате да урадите ову активност ДАНАС, јер има рок и од суштинског је значаја за развој (ваш и компанија). Ако СЕ НЕ изврши, то ће генерисати неку врсту губитка за вас, некога или организацију. Примери: платите фактуру или пошаљите предлог у року.

Важно (али не и хитно): задаци који морају бити развијени што је пре могуће. Они немају тако крут рок (као што је карта или законска средства). Када се изврши, то ће генерисати неку врсту могућности или користи за вас, некога или компанију. Примери: закажите састанак са потенцијалним купцем; направите видео за промоцију вашег производа; водите видео конференцију са добављачем нове ставке.

Хитно (али не толико важно): задаци са роком за ДАНАС (ако се не обављају сада, прилика је изгубљена), али то нису приоритет. Обично, они не изазивају велику штету ако нису завршени, али могу донети неку корист ако се спроведу. Примери: учествују у догађају обуке или састанак техничке комисије.

Није хитно и није важно: ово су послови који су на вашој листи, али могу да чекају или, ко зна, чак и да буду делегирани или елиминисани. Примери: одговорите на поруке на друштвеним мрежама, изаберите модел новог клима уређаја у канцеларији или изаберите одећу за забаву викендом.

Чак и након ових појашњења, изазов остаје да се одупре искушењу да се приоритет задацима “D” квадранта, који, упркос томе што је једноставан или пријатан, скреће пажњу са најважнијих задатака.

Као стратегију, користите квадрант “’” као награду: након завршетка групе важних задатака, дозволите себи одмор са лакшом активношћу. На тај начин, одржавате продуктивност док уживате у тренуцима чистог слободног времена.

Више од техничке вештине, управљање временом такође захтева дисциплину, планирање и начин размишљања који се фокусира на ефикасност и лидерство. Верујте!