У малопродаји, управљање порезима је сложен задатак, који укључује издавање фактура, праћење законских промена и обрачун пореза. Аутоматизација ових процеса је неопходна за смањење ручног оптерећења и минимизирање људских грешака, омогућавајући запосленима да се фокусирају на стратешкије задатке.
Познато је да у Бразилу бирократија која се односи на пореску документацију носи и предност: ми смо једна од ретких земаља која централизује информације о комерцијалним и пореским трансакцијама у истом документу, који је званичан и подлеже ревизији. Штавише, свака фактура садржи више од 600 поља, од којих су многа потврдили сами порески органи, концентришући релевантне информације о вашем послу, производу, добављачу и превознику. Стога, поред свих повезаних пореских и процедуралних обавеза, фактура такође нуди конкурентску предност онима који знају како да је анализирају и креирају упозорења о њеним пољима.
„Технологије су кључне за обезбеђивање усклађености и ефикасности у управљању порезима, али и за благовремено трансформисање података у стратешке увиде. У свом врхунцу, оне нуде могућност претварања пореске бирократије у конкурентску предност, неопходну за опстанак и одрживи раст у веома динамичном малопродајном окружењу“, каже Маркус Араужо, шеф одељења за податке и главни научник за податке у Arquivei-ју, платформи одговорној за управљање пореским документима за више од 140.000 компанија.
Стручњак објашњава важност аутоматизације административних процеса у малопродајним компанијама и коментарише како искористити пореске податке у корист предузећа.
Стратешко управљање порезима
Имплементација ЕРП система, софтвера за управљање малопродајним компанијама, кључна је за ефикасну управљачку контролу. То укључује управљање трошковима, израчунавање маржи профита, одређивање продајних цена, контролу залиха и издавање фактура. Систем аутоматизације процеса интегрише различите области компаније, оптимизујући задатке и повећавајући оперативну и финансијску ефикасност.
„По мом искуству, анализе са широким стратешким обимом обично троше 80 до 90% времена проведеног у истраживању и консолидацији информација; то јест, на сваких 10 сати рада, 2 сата су заправо посвећена анализи. Штавише, може бити потребно 3 до 4 верзије пре него што се донесе одлука. Интеграција ЕРП система са свим корисним и организованим изворима информација стога може повратити време проведено у чишћењу података и смањити време доношења одлука, са до пет пута већом ефикасношћу и информисанијим анализама“, процењује Араужо.
Усклађивање ERP система са аутоматизацијом пореских података постаје неопходно за трговце на мало како би доносили информисане и ефикасне одлуке. Издвајање и анализа пореских података омогућава трговцима да идентификују обрасце куповине, сезонскост и преференције потрошача. Ове информације су од виталног значаја за оптимизацију залиха и прецизније планирање маркетиншких кампања.
„На малопродајном тржишту се обрађују различите количине фактура. Постоје компаније које треба да увезу неколико стотина фактура месечно, а друге које обрађују 30 милиона фактура месечно. Добар пример за то се догодио када је један малопродајни гигант морао да смањи грешке у усклађивању поруџбина са фактурама својих добављача. Кашњења и кварови у овом процесу утицали су на различите области пословања широм Бразила. Након аутоматизације снимања и структурирања фактура, поред ублажавања грешака, стекли су и увид у то који добављачи највише, а који најмање испуњавају своје обавезе. Ова видљивост и контрола над добављачима омогућили су осмишљавање бољих политика како би се осигурала предвидљивост за све заинтересоване стране (добављач, складиште, продавнице и крајњи потрошач)“, коментарише стручњак.
Имплементација аутоматизованог и стратешког управљања порезима доноси бројне предности малопродаји, као што су контрола пореза и смањење трошкова. Аутоматизација пружа већу финансијску контролу, омогућавајући исправну параметризацију производа и опорезивања, као и ефикаснију контролу залиха.
Други фактори укључују оптимизацију продуктивности и обезбеђивање поштења пореза. Интеграција процеса и одељења компаније оптимизује продуктивност, омогућавајући свеобухватну анализу и одлучније доношење одлука.
Штавише, аутоматизација омогућава континуирано праћење пореских података, осигуравајући усклађеност са владиним прописима и ублажавајући ризик од казни.
