Black Friday: 4 vanliga skatteproblem och hur man löser dem

Black Friday är för många företag en av de bästa försäljningsperioderna på hela året Samtidigt medför den ökade efterfrågan särskilda utmaningar, bland annat när det gäller skatteförvaltningen Vissa problem slutar med att störa verksamheten eller till och med orsaka större påverkan på verksamheten, såsom böter och böter.

Hugo Ramos, VD för Oobj, nationell referens i lösningar för elektroniska skattehandlingar (DF-e) och andra digitala skattekrav. “Varje år märkte vi några vanliga misstag som påverkar företag av alla segment, både i e-handel och i fysiska butiker.Att vara beredd att möta dessa situationer kan hindra dem från att eskalera till större problem”, förklarar han.

Således valde proffsen de viktigaste skattebakslagen som kan påverka företag på Black Friday 2024, och vad de ska göra för att minska de associerade riskerna.

1. Dubblering av fakturor

Oavsett om det beror på SEFAZ-anslutnings- eller bearbetningsproblem eller till och med intern instabilitet i företagets system, är det möjligt att generering av upprepade skattedokument inträffar.

“När det förekommer dubbelarbete skiljer sig den skattemässiga stängningen från den finansiella stängningen, vilket orsakar otillbörliga skatteuppbörd. Dessutom, om skattebud inte identifierar detta fel i auktoriserade fakturor, kommer genereringen av sedlar av ERP att vara felaktig, vilket resulterar i böter och straffavgifter för utebliven betalning av skatter eller för utelämnande av begränsade data, Hugo detaljer.

För att undvika huvudvärken är det värt att räkna med ett specialiserat skattesystem som kan kontrollera dubbleringen av sedlar och verifiera förekomsten av upprepade uppgifter, för att sedan annullera ogiltiga dokument.Dessutom är det också viktigt att säkerställa revisionen av auktoriserade elektroniska skattedokument, för att vara säker på att den ekonomiska och skattemässiga avslutningen kommer att ske utan fel.Sålunda blir skyldigheten att utfärda sedlar konsekvent och risken för ett minskat åtal.

Dessutom är en annan direkt påverkan av dubbelhet på lagerkontroll. Med ett felaktigt lager kan företaget möta skatte- och logistiska problem som felaktiga beställningar, leveransförseningar och felaktig inköpsplanering.

2. Omöjlighet till kommunikation med Sefaz

Kommunikationsfel mellan skattesystemet och SEFAZ är ett problem i sig, eftersom de kan öka auktoriseringstiden för fakturautfärdande och stängning av varje försäljning. I en kaskadeffekt måste kunder som står i kassakön vänta längre med att bli serverade, vilket är särskilt komplicerat under Black Friday-säsongen.

För att förhindra att detta händer är det viktigt att övervaka tillgängligheten av SEFAZ, som automatiseras av vissa skattehanteringssystem Många har också en funktionalitet som spontant identifierar de tider då det är nödvändigt att gå in i eller ut ur beredskapsläge, där utfärdandet inte är omedelbart: kunden får en anteckning som ännu inte är giltig förrän kommunikationen med SEFAZ återupprättas.

“Med lämpligt verktyg aktiveras utfärdandet av oförutsedda utgifter automatiskt närhelst det är nödvändigt.Vid återupprättande av kommunikationen med SEFAZ måste programvaran för skattemeddelanden kunna upparbeta, skicka om, identifiera dubbletter och begära auktorisering av alla skattekuponger som utfärdats i detta”format, påpekar VD.

3. Utfärdande i beredskap

Trots att man löser ett problem kan utfärdandet i beredskap generera andra Med den stora volymen av anteckningar kan det vara svårt att hantera antalet dokument som utfärdas och avvisas.Således kan företaget missa tidsfristen för att skicka till SEFAZ.  

Kunden kan till exempel konsultera anteckningen på SEFAZ och inte hitta den, eftersom åtkomstnyckeln ännu inte har validerats. Följaktligen har konsumenten möjlighet att då utlösa PROCON.För att undvika sådana risker är det därför nödvändigt att vara uppmärksam under återsändningen efter beredskapen, för att identifiera de avvisade sedlarna.

“Återigen, detta är en funktion som underlättas av de banbrytande skattehanteringssystemen.Det är också värt att spara XML av alla sedlar, inklusive de som utfärdats i oförutsedda händelser, för att registrera försäljningen och försök att utfärda”, föreslår Hugo.

4. Fel NCM på faktura 

Mercosur Common Nomenclature (NCM) syftar till att kontrollera och identifiera skatten på produkter.Felaktiga NCM-uppgifter i slutförandet av noten kan resultera i avslag på utfärdandet och auktorisering av emissionen med fel kod, vilket leder till skatter som betalats felaktigt.Om ett fel hittas i koden kontrollerar Skattemyndigheterna de senaste posterna och debiterar skillnaden i taxa, med böter och ränta.

Därför är det väsentligt att uppdatera den matrikelbas av NCM-koderna som företaget använder i sitt dagliga liv.Om NCM är obefintlig, fakturan kommer också att stöta på problem och kommer att avvisas.Därför är det nödvändigt att vara inom klassificeringarna av varorna för att undvika denna typ av misslyckande. 

“I situationer som denna, om handlaren får en produkt med den felaktiga NCM-koden, måste han skicka rätt kod till sin leverantör, för att undvika den summariska skattebedömningen, avslutar Ramos.

Framför allt är det viktigt att notera att med den betydande ökningen av försäljningen i BF är det mycket viktigt att systemet är motståndskraftigt eller att det kan bearbeta hög volym snabbt.Detta är väsentligt för att säkerställa effektiv drift och försäljningsframgång.Under denna period ökar volymen av transaktioner exponentiellt, vilket kräver att systemet kan hantera denna efterfrågan utan att kompromissa med prestanda eller orsaka avbrott.Sålunda undvika förseningar i leveranser, köer i kassörskan och naturligtvis kundernas missnöje.