ในธุรกิจค้าปลีก การจัดการภาษีเป็นงานที่ซับซ้อน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ การติดตามการเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย และการคำนวณภาษี การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในกระบวนการเหล่านี้จึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อลดภาระงานด้วยตนเองและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นได้.
เป็นที่ทราบกันดีว่าในบราซิล ระบบราชการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารภาษีก็มีข้อดีเช่นกัน นั่นคือ เราเป็นหนึ่งในไม่กี่ประเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการค้าและภาษีไว้ในเอกสารเดียวกัน ซึ่งเป็นเอกสารทางการและตรวจสอบได้ ยิ่งไปกว่านั้น ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับมีมากกว่า 600 ช่องข้อมูล ซึ่งหลายช่องได้รับการตรวจสอบโดยหน่วยงานด้านภาษีแล้ว โดยรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ ผู้จำหน่าย และผู้ขนส่งของคุณ ดังนั้น นอกเหนือจากภาระผูกพันด้านภาษีและขั้นตอนต่างๆ แล้ว ใบแจ้งหนี้ยังมอบความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับผู้ที่รู้วิธีวิเคราะห์และสร้างการแจ้งเตือนจากช่องข้อมูลเหล่านั้นด้วย.
“เทคโนโลยีมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการสร้างความมั่นใจในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและประสิทธิภาพในการบริหารจัดการภาษี แต่ยังรวมถึงการเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นข้อมูลเชิงกลยุทธ์ได้อย่างทันท่วงที เมื่อถึงขีดสุด เทคโนโลยีสามารถเปลี่ยนระบบราชการด้านภาษีให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน ซึ่งจำเป็นต่อการอยู่รอดและการเติบโตอย่างยั่งยืนในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกที่มีพลวัตสูง” มาร์คัส อาราอูโจ หัวหน้าฝ่ายข้อมูลและนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลหลักของ Arquiveiแพลตฟอร์มที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารภาษีสำหรับบริษัทมากกว่า 140,000 แห่ง
ผู้เชี่ยวชาญอธิบายถึงความสำคัญของการใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการบริหารจัดการในบริษัทค้าปลีก และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลภาษีเพื่อสร้างประโยชน์ให้แก่ธุรกิจ.
การจัดการภาษีเชิงกลยุทธ์
การนำระบบ ERP ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บริหารจัดการสำหรับธุรกิจค้าปลีกมาใช้ ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการควบคุมการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการจัดการต้นทุน การคำนวณอัตรากำไร การกำหนดราคาขาย การควบคุมสินค้าคงคลัง และการออกใบแจ้งหนี้ ระบบอัตโนมัติกระบวนการทำงานจะบูรณาการส่วนงานต่างๆ ของบริษัทเข้าด้วยกัน ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพด้านการดำเนินงานและการเงิน.
“จากประสบการณ์ของผม การวิเคราะห์ที่มีขอบเขตเชิงกลยุทธ์กว้างๆ มักใช้เวลาถึง 80-90% ในการค้นคว้าและรวบรวมข้อมูล กล่าวคือ ทุกๆ 10 ชั่วโมงของการทำงาน จะใช้เวลา 2 ชั่วโมงในการวิเคราะห์จริงๆ นอกจากนี้ อาจต้องมีการปรับปรุงแก้ไขถึง 3-4 ครั้งก่อนที่จะตัดสินใจได้ การมีระบบ ERP ที่บูรณาการกับแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์และเป็นระบบระเบียบ จึงสามารถช่วยประหยัดเวลาที่ใช้ในการทำความสะอาดข้อมูลและลดเวลาในการตัดสินใจได้ โดยมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นถึงห้าเท่าและได้การวิเคราะห์ที่รอบรู้มากขึ้น” อาราอูโจกล่าว.
การประสานระบบ ERP กับระบบอัตโนมัติในการจัดการข้อมูลภาษีนั้นกำลังกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ค้าปลีกในการตัดสินใจอย่างรอบรู้และมีประสิทธิภาพ การดึงและวิเคราะห์ข้อมูลภาษีช่วยให้ผู้ค้าปลีกสามารถระบุรูปแบบการซื้อ ฤดูกาล และความชอบของผู้บริโภคได้ ข้อมูลนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการเพิ่มประสิทธิภาพสินค้าคงคลังและการวางแผนแคมเปญการตลาดได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น.
“ในตลาดค้าปลีก มีปริมาณใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันออกไป บางบริษัทต้องนำเข้าใบแจ้งหนี้เพียงไม่กี่ร้อยใบต่อเดือน ในขณะที่บางบริษัทประมวลผลใบแจ้งหนี้ถึง 30 ล้านใบต่อเดือน ตัวอย่างที่ดีคือกรณีที่บริษัทค้าปลีกยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่งต้องการลดข้อผิดพลาดในการตรวจสอบใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ ความล่าช้าและความล้มเหลวในกระบวนการนี้ส่งผลกระทบต่อส่วนต่างๆ ของการดำเนินงานทั่วประเทศบราซิล หลังจากที่นำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการบันทึกและจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ นอกจากจะลดข้อผิดพลาดแล้ว พวกเขายังได้เห็นภาพรวมว่าซัพพลายเออร์รายใดปฏิบัติตามข้อผูกพันได้ดีที่สุดและแย่ที่สุด ความสามารถในการมองเห็นและควบคุมซัพพลายเออร์นี้ทำให้สามารถออกแบบนโยบายที่ดีขึ้นเพื่อให้มั่นใจได้ถึงความแน่นอนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด (ซัพพลายเออร์ คลังสินค้า ร้านค้า และผู้บริโภคปลายทาง)” ผู้เชี่ยวชาญกล่าว.
การนำระบบการจัดการภาษีแบบอัตโนมัติและเชิงกลยุทธ์มาใช้ จะนำมาซึ่งประโยชน์มากมายต่อธุรกิจค้าปลีก เช่น การควบคุมภาษีและการลดต้นทุน ระบบอัตโนมัติช่วยให้การควบคุมทางการเงินดียิ่งขึ้น ทำให้สามารถกำหนดพารามิเตอร์ของผลิตภัณฑ์และภาษีได้อย่างถูกต้อง รวมถึงการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น.
ปัจจัยอื่นๆ ได้แก่ การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและการปฏิบัติตามกฎหมายภาษี การบูรณาการกระบวนการและแผนกต่างๆ ของบริษัทจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ทำให้สามารถวิเคราะห์ได้อย่างครอบคลุมและตัดสินใจได้อย่างเด็ดขาดมากขึ้น.
นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้สามารถตรวจสอบข้อมูลภาษีได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้มั่นใจได้ว่าปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาล และลดความเสี่ยงจากการถูกปรับ.
