Ezagutzen al duzu, edo entzun al duzu behintzat, Eisenhower Matrizea? Urgentzia-Garrantzitsu Matrizea bezala ere ezaguna, Dwight Eisenhowerrek (1890-1969), Bigarren Mundu Gerran Europako Aliatuen Indarren Komandante Gorenak, sortutako denbora kudeatzeko tresna bat da.
Bi irizpide nagusiren arabera erabakiak hartzeko eta zereginak lehenesteko erabili zuen: premia eta garrantzia. Matrizeak zereginak lau koadrantetan banatzen ditu, ahaleginak non zentratu eta denbora modu eraginkorragoan nola antolatu argi ikusteko aukera emanez.
Badakizu zer? Ziur nago tresna hau behar duzula antolatzen laguntzeko eta zure taldearentzat gauza bera egiteko. Jatorrizko matrizean oinarrituta, jende gehienaren errealitatera aplika daitekeen egokitzapen bat egin nuen. "Lehentasunen Plaza" deitu nion, izena gogoratzeko erraztasuna kontuan hartuta.
Lehenik eta behin, ulertu hau: denboraren kudeaketa optimizatzeko eta produktibitatea handitzeko, eguneroko zeregin ugarien artean benetan garrantzitsua den horretan zentratu. Zure denboraren kontrola galtzen ari zarela sentitzen duzunean, arnasa sakon hartu eta zure jarduerak argi ebaluatu. Galdetu zeure buruari: uneko zeregina ezinbestekoa al da zure helburuak lortzeko? Ba al dago eskuordetu edo atzeratu daitekeen zerbait?
Beste une batean, zerrendatu bete behar dituzun zeregin eta jarduera guztiak. Sailkatu bakoitza bere premiaren eta garrantziaren arabera. Eta kokatu matrizearen koadrante egokietan.
Matrizeak berehalako arreta merezi duena etorkizunerako planifikatu edo ezabatu daitekeenetik bereizten laguntzen du. Garrantzirik gabeko jardueretan denbora gutxiago emateak eta benetan garrantzitsuak diren zereginetan arreta handiagoa jartzeak estres gutxiago dakar.
"Lehentasunen Laukia", zereginak lau koadrantetan banatzen dituena, tresna indartsua da denbora eta energia nola gastatu erabaki kontzienteagoak eta orekatuagoak hartuz denbora kudeaketa hobetu nahi duen edonorentzat.
Erabiliz gero, denboraren eta zure zereginen burutzearen arteko erlazioan aldaketa positiboa nabarituko duzu:
Garrantzitsua eta premiazkoa: zeregin hau GAUR burutu behar duzu, epea baitu eta ezinbestekoa baita garapenerako (zurea eta enpresarena). Hori egiten ez baduzu, galerak eragingo dizkizu zuretzat, beste norbaitentzat edo erakundearentzat. Adibideak: faktura bat ordaintzea edo proposamen bat epea baino lehen aurkeztea.
Garrantzitsuak (baina ez premiazkoak): ahalik eta azkarren bete beharreko zereginak. Ez dute epe zurrunik (faktura ordaintzeko epea edo legezko errekurtso bat aurkezteko epea bezala). Amaitutakoan, aukera edo onura motaren bat sortuko dute zuretzat, beste norbaitentzat edo enpresarentzat. Adibideak: bezero potentzial batekin bilera bat antolatzea; zure produktua sustatzeko bideo bat ekoiztea; elementu berri baten hornitzailearekin bideo-konferentzia bat egitea.
Presakakoak (baina ez hain garrantzitsuak): GAUR egin beharreko zereginak (orain amaitzen ez badira, aukera galtzen da), baina lehentasun handikoak ez direnak. Oro har, ez dute kalte handirik eragiten amaitzen ez badira, baina onura batzuk ekar ditzakete amaitzen badira. Adibideak: prestakuntza ekitaldi batera edo batzorde teknikoaren bilera batera joatea.
Ez premiazkoak eta ez garrantzitsuak: zure zerrendan dauden zereginak dira, baina itxaron edo agian eskuordetu edo ezabatu daitezkeenak. Adibideak: sare sozialetako mezuei erantzutea, bulegoko aire girotu berriaren modeloa aukeratzea edo asteburuko festa baterako jantzi bat aukeratzea.
Argipen hauek egin ondoren ere, erronka da “D” koadrantean lehentasuna emateko tentazioari aurre egitea, zeregin horiek, sinpleak edo atseginak izan arren, arreta zeregin funtsezkoagoetatik aldentzen baitute.
Estrategia gisa, erabili "D" koadrantea sari gisa: zeregin garrantzitsu multzo bat amaitu ondoren, eman zeure buruari atseden bat jarduera arinago batekin. Horrela, produktibitatea mantentzen duzu aisialdi hutseko uneez gozatzen duzun bitartean.
Trebetasun tekniko bat baino gehiago, denbora kudeaketak diziplina, plangintza eta eraginkortasunean eta lidergoan oinarritutako mentalitatea ere eskatzen ditu. Sinistu!
