Black Friday alkaa elokuussa: ne, jotka jättävät tekniikan myöhemmin, ovat jo myöhässä

Kun kuluttajat löytävät kampanjan Black Fridayna, he tuskin kuvittelevat, että ostoa alettiin valmistella kuukausia aikaisemmin. Käsitys on, että marraskuu on vähittäiskaupan kannalta ratkaiseva hetki, mutta todellisuus on toinen: parhaat tulokset saavuttavat yritykset aloittavat valmistelunsa yleensä elokuussa.

Black Fridaysta on tullut yritysten toiminnan kypsyyden suuri testi. Tapaamisen onnistuminen riippuu vähemmän markkinointikampanjoista ja paljon enemmän kyvystä integroida teknologia, logistiikka, varastot ja kriittiset järjestelmät, ennen kuin lisääntynyt kysyntä asettaa koko toiminnan koetukselle. Tämä ennakointi on vieläkin merkityksellisempi, kun otetaan huomioon sähköisen kaupankäynnin kasvuennusteet. Brazilian Electronic Commerce Associationin (ABComm) mukaan Brasilian sähköisen kaupankäynnin odotetaan tuottavan 258,4 miljardia R$:tä vuonna 2026, mikä vahvistaa Black Fridayn yhtenä suurimmista paineista koko vähittäiskaupan teknologiseen infrastruktuuriin, ja ensimmäinen haaste alkaa kauan ennen myyntiä: toimitusketju.

Suurin osa Black Fridayn aikana myydyistä tuotteista on tuontitavaraa, pääosin Aasiasta. Valmistuksen, merikuljetuksen, tullauksen ja kansallisen jakelun välillä prosessi voi kestää 60-100 päivää. Suuren globaalin kysynnän skenaariossa kaikki päätöksenteon viivästykset heikentävät varastojen täydennyskapasiteettia merkittävästi. Vaikutus ei kuitenkaan lopu, kun tavarat saapuvat jakelukeskukseen. Tukkukauppiaiden, jakelijoiden, logistiikan toimijoiden ja vähittäiskauppiaiden on työskenneltävä synkronisesti, jotta tuote on saatavilla juuri silloin, kun kuluttaja päättää ostaa.

Tässä prosessissa teknologiasta tulee osa logistiikkaa. Hallintajärjestelmät, viivakoodin jäljitettävyys, varastojen välinen integrointi ja jakelukeskusten automatisointi vaikuttavat nopeuteen, jolla tavara kulkee koko ketjun läpi. Toinen kriittinen kohta on järjestelmien vakaus.

Kypsät yritykset yleensä ottavat viikkoja ennen Black Fridayta käyttöön koodin jäädytyksenä tunnetun ajanjakson, jolloin tuotantoympäristöissä ei enää tehdä rakenteellisia muutoksia. Logiikka on yksinkertainen: mitä vähemmän muutoksia suurimman kysynnän aikana, sitä pienempi on epäkäytettävyyden riski. Tämä tarkoittaa, että integraatiot ERP:n, sähköisen kaupankäynnin alustan, maksuyhdyskäytävien, verojärjestelmien, markkinapaikkojen ja logistiikkaoperaattoreiden välillä on saatava päätökseen, testattu ja hyväksytty edellisten kuukausien aikana. Lokakuun tai marraskuun odottaminen projektien valmistumiseksi on tarpeettoman riskin ottamista juuri silloin, kun epäonnistuminen voi tarkoittaa tuhansien tilausten menettämistä.             

Toinen usein laiminlyöty seikka on veroasiakirjojen myöntäminen. Ruuhka-aikoina yritysten järjestelmien ja talousosaston ympäristöjen välinen viestintä voi kärsiä epävakaudesta. Kun näin tapahtuu, monien yritysten on toimittava varautuessa myynnin jatkamiseksi. Ongelma ei ole varsinaisessa varautumisessa, joka on osa toimintaa, vaan siinä, että monet organisaatiot huomaavat suorituskyvyn rajoitukset vasta, kun ne käsittelevät jo tuhansia tilauksia samanaikaisesti.

Kuormatestien, volyymisimulaatioiden ja integraatioiden validoinnin tulisi olla osa valmistelurutiinia kauan ennen kampanjapäivää. Lisäksi elokuu on ihanteellinen aika tarkistaa automaattiset luottosäännöt, kaupalliset käytännöt, veroparametrit, varastorajat ja hyväksyntävirrat. Suuren kysynnän aikoina mikä tahansa puutteellinen kokoonpano voi estää laillisen myynnin tai luoda toiminnallisia pullonkauloja, joita on vaikea korjata reaaliajassa.

Toisin sanoen on olemassa virheellinen käsitys, että Black Fridayn voittaa yritykset, jotka tarjoavat suurimmat alennukset. Käytännössä sen voittaa yleensä ne, jotka onnistuvat pitämään koko toiminnan käynnissä, kun käyttöjen, tilausten ja tapahtumien määrä moninkertaistuu muutamassa tunnissa. Ne, jotka odottavat marraskuuta valmistautuakseen, ovat useimmiten jo menettäneet parhaan tilaisuuden kilpailla.