Nel settore della vendita al dettaglio, la gestione fiscale è un compito complesso che comprende l'emissione di fatture, il monitoraggio delle modifiche legislative e il calcolo delle imposte. Automatizzare questi processi è essenziale per ridurre il carico di lavoro manuale e minimizzare gli errori umani, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più strategiche.
È risaputo che in Brasile la burocrazia legata ai documenti fiscali ha anche un vantaggio: siamo uno dei pochi Paesi che centralizza le informazioni sulle transazioni commerciali e fiscali in un unico documento, che è ufficiale e verificabile. Inoltre, ogni fattura contiene più di 600 campi, molti dei quali convalidati dalle stesse autorità fiscali, che concentrano informazioni rilevanti su azienda, prodotto, fornitore e corriere. Pertanto, al di là di tutti gli obblighi fiscali e procedurali connessi, la fattura offre anche un vantaggio competitivo a chi sa analizzarla e creare avvisi sui suoi campi.
“Le tecnologie sono fondamentali per garantire la conformità e l'efficienza nella gestione fiscale, ma anche per trasformare i dati in informazioni strategiche in modo tempestivo. Al loro massimo potenziale, offrono la possibilità di convertire la burocrazia fiscale in un vantaggio competitivo, essenziale per la sopravvivenza e la crescita sostenibile nel contesto dinamico del commercio al dettaglio”, afferma Marcus Araújo, Head of Data & Principal Data Scientist di Arquivei, una piattaforma che gestisce la documentazione fiscale per oltre 140.000 aziende.
L'esperto spiega l'importanza dell'automazione dei processi amministrativi nelle aziende del settore retail e illustra come sfruttare i dati fiscali a vantaggio delle imprese.
Gestione fiscale strategica
L'implementazione di un sistema ERP, un software gestionale per le aziende del settore retail, è fondamentale per un controllo direzionale efficiente. Questo include la gestione dei costi, il calcolo dei margini di profitto, la definizione dei prezzi di vendita, il controllo delle scorte e l'emissione delle fatture. Un sistema di automazione dei processi integra le diverse aree aziendali, ottimizzando le attività e aumentando l'efficienza operativa e finanziaria.
“Nella mia esperienza, le analisi con un ampio raggio strategico assorbono in genere dall'80 al 90% del tempo dedicato alla ricerca e al consolidamento delle informazioni; ovvero, per ogni 10 ore di lavoro, 2 ore sono effettivamente dedicate all'analisi. Inoltre, possono essere necessarie da 3 a 4 versioni prima di arrivare a una decisione. Disporre di un sistema ERP integrato con tutte le fonti di informazione utili e organizzate può quindi recuperare il tempo impiegato per la pulizia dei dati e ridurre i tempi decisionali, con un'efficacia fino a cinque volte superiore e analisi più accurate”, afferma Araújo.
Per i rivenditori, l'integrazione dei sistemi ERP con l'automazione dei dati fiscali sta diventando fondamentale per prendere decisioni informate ed efficaci. L'estrazione e l'analisi dei dati fiscali consentono di identificare modelli di acquisto, stagionalità e preferenze dei consumatori. Queste informazioni sono vitali per ottimizzare le scorte e pianificare le campagne di marketing con maggiore precisione.
“Nel mercato al dettaglio, si gestiscono volumi di fatture molto diversi. Ci sono aziende che devono importare poche centinaia di fatture al mese, e altre che ne elaborano 30 milioni. Un buon esempio è quello di un colosso della grande distribuzione che ha dovuto ridurre gli errori nella riconciliazione degli ordini di acquisto con le fatture dei suoi fornitori. Ritardi e inefficienze in questo processo stavano avendo un impatto su diverse aree operative in tutto il Brasile. Dopo aver automatizzato l'acquisizione e la strutturazione delle fatture, oltre a ridurre gli errori, l'azienda ha anche ottenuto una maggiore visibilità sui fornitori più e meno adempienti ai propri obblighi. Questa visibilità e il controllo sui fornitori hanno permesso di definire politiche migliori per garantire prevedibilità a tutte le parti interessate (fornitori, magazzini, punti vendita e consumatori finali)”, commenta l'esperto.
L'implementazione di una gestione fiscale automatizzata e strategica apporta numerosi vantaggi al settore della vendita al dettaglio, come il controllo delle imposte e la riduzione dei costi. L'automazione garantisce un maggiore controllo finanziario, consentendo la corretta parametrizzazione dei prodotti e della tassazione, nonché una gestione più efficiente delle scorte.
Altri fattori includono l'ottimizzazione della produttività e la garanzia della conformità fiscale. L'integrazione dei processi e dei reparti aziendali ottimizza la produttività, consentendo analisi complete e un processo decisionale più incisivo.
Inoltre, l'automazione consente il monitoraggio continuo dei dati fiscali, garantendo la conformità alle normative governative e riducendo il rischio di sanzioni.
