Inom detaljhandeln är skattehantering en komplex uppgift som involverar utfärdande av fakturor, övervakning av lagändringar och skatteberäkning. Att automatisera dessa processer är avgörande för att minska manuell arbetsbelastning och minimera mänskliga fel, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Det är känt att byråkratin kring skattedokument i Brasilien också har en fördel: vi är ett av få länder som centraliserar information om kommersiella och skattemässiga transaktioner i samma dokument, som är officiellt och granskningsbart. Dessutom innehåller varje faktura mer än 600 fält, varav många valideras av skattemyndigheterna själva, vilket koncentrerar relevant information om ditt företag, din produkt, din leverantör och din transportör. Därför, utöver alla tillhörande skatte- och procedurförpliktelser, erbjuder fakturan också en konkurrensfördel för dem som vet hur man analyserar den och skapar aviseringar om dess fält.
”Teknik är avgörande för att säkerställa efterlevnad och effektivitet i skattehanteringen, men också för att omvandla data till strategiska insikter i tid. Som mest erbjuder den möjligheten att omvandla skattebyråkrati till en konkurrensfördel, avgörande för överlevnad och hållbar tillväxt i den mycket dynamiska detaljhandelsmiljön”, säger Marcus Araújo, datachef och huvuddataforskare på Arquivei, en plattform som ansvarar för att hantera skattedokument för fler än 140 000 företag.
Experten förklarar vikten av att automatisera administrativa processer i detaljhandelsföretag och kommenterar hur man kan utnyttja skattedata för att gynna företag.
Strategisk skattehantering
Att implementera ett ERP-system, en programvara för detaljhandelsföretag, är avgörande för effektiv ledningskontroll. Detta inkluderar att hantera självkostnadspriser, beräkna vinstmarginaler, sätta försäljningspriser, kontrollera lager och utfärda fakturor. Ett processautomationssystem integrerar företagets olika delar, optimerar uppgifter och ökar den operativa och finansiella effektiviteten.
”Enligt min erfarenhet tar analyser med ett brett strategiskt omfång vanligtvis 80 till 90 % av den tid som läggs på att undersöka och konsolidera information; det vill säga att för varje 10 timmars arbete ägnas faktiskt 2 timmar åt analys. Dessutom kan det ta 3 till 4 versioner innan ett beslut fattas. Att ha ett ERP-system integrerat med alla användbara och organiserade informationskällor kan därför återvinna den tid som läggs på att rensa data och minska tiden för beslutsfattande, med upp till fem gånger effektivitet och mer välgrundade analyser”, bedömer Araújo.
Att förena ERP-system med automatisering av skattedata blir allt viktigare för att återförsäljare ska kunna fatta välgrundade och effektiva beslut. Att extrahera och analysera skattedata gör det möjligt för återförsäljare att identifiera köpmönster, säsongsvariationer och konsumentpreferenser. Denna information är avgörande för att optimera lager och planera marknadsföringskampanjer mer exakt.
”På detaljhandelsmarknaden hanteras olika volymer av fakturor. Det finns företag som behöver importera några hundra fakturor varje månad, och andra som bearbetar 30 miljoner fakturor per månad. Ett bra exempel på detta inträffade när en detaljhandelsjätte behövde minska fel vid avstämning av inköpsordrar med fakturor från sina leverantörer. Förseningar och fel i denna process påverkade olika delar av verksamheten i hela Brasilien. Efter att ha automatiserat insamlingen och struktureringen av fakturor fick de, förutom att minska fel, också insikt i vilka leverantörer som bäst respektive sämst uppfyller sina skyldigheter. Denna insyn och kontroll över leverantörerna möjliggjorde utformningen av bättre policyer för att säkerställa förutsägbarhet för alla intressenter (leverantör, lager, butiker och slutkonsument)”, kommenterar experten.
Att implementera automatiserad och strategisk skattehantering ger många fördelar för detaljhandeln, såsom skattekontroll och kostnadsminskningar. Automatisering ger större ekonomisk kontroll, vilket möjliggör korrekt parametrisering av produkter och beskattning, samt effektivare lagerkontroll.
Andra faktorer inkluderar att optimera produktiviteten och säkerställa skatteefterlevnad. Integrering av företagsprocesser och avdelningar optimerar produktiviteten, vilket möjliggör omfattande analyser och mer självsäkert beslutsfattande.
Dessutom möjliggör automatisering kontinuerlig övervakning av skattedata, vilket säkerställer efterlevnad av myndighetsföreskrifter och minskar risken för påföljder.
