Der Vatertag bietet Tausenden von Einzelhändlern die erste große Gelegenheit der zweiten Jahreshälfte, ihre Vertriebsstrategien zu testen. Während die Suche nach KI-Lösungen zur Automatisierung von Kundenservice, Kundengewinnung und Kundenbeziehungsmanagement zunimmt, gewinnt eine Frage unter Geschäftsinhabern an Bedeutung: Lohnt es sich, in KI zu investieren, bevor der Vertrieb strukturiert ist? Experten zufolge liegt die Antwort weniger in der Wahl des Tools als vielmehr im Reifegrad des Unternehmens.
Hugo Silveira, Unternehmer, Wachstumsstratege und Mitbegründer der Grupo HRZ, einer Holdinggesellschaft, die sich auf Unternehmenswachstum, Umsatzsteigerung und Ertragssteigerung spezialisiert hat, stellt fest, dass viele Unternehmen ihre digitale Transformation immer noch am falschen Ort beginnen.
Laut ihm optimiert künstliche Intelligenz die bestehenden Abläufe im Unternehmen. „Unternehmer fragen sich oft, welche KI sie kaufen sollen. Die richtige Frage ist jedoch, ob das Unternehmen bereits über klare Prozesse, definierte Kennzahlen und eine gut organisierte Betriebsführung verfügt. Ist der Betrieb unstrukturiert, beschleunigt KI Fehler. Sind hingegen Methoden, Überwachung und Management vorhanden, steigert sie die Produktivität um ein Vielfaches“, erklärt er.
Technologische Fortschritte tragen maßgeblich zu diesem Trend bei. Laut dem KI-Indexbericht 2025 der Stanford University erreichten die weltweiten privaten Investitionen in künstliche Intelligenz im Jahr 2024 252 Milliarden US-Dollar – ein Anstieg von 26 % gegenüber dem Vorjahr. Eine 2025 veröffentlichte McKinsey-Studie zeigt, dass bereits 78 % der Unternehmen weltweit künstliche Intelligenz in mindestens einem Geschäftsbereich einsetzen und die Technologie damit als Priorität in Unternehmensstrategien fest etabliert haben.
Künstliche Intelligenz kann bereits jetzt auf die Erstkontaktaufnahme von Kunden reagieren, Leads qualifizieren, Informationen automatisch im CRM erfassen, Verkaufschancen an Vertriebsmitarbeiter verteilen, Nachfassaktionen durchführen und offene Angebote verfolgen. Diese Aktivitäten reduzieren den Zeitaufwand für operative Aufgaben und ermöglichen es dem Vertriebsteam, sich auf Verhandlung, Kundenbeziehungsmanagement und Verkaufsabschlüsse zu konzentrieren.
João Vinas, Ingenieur mit Spezialisierung auf CRM, Vertriebsautomatisierung und KI im Vertrieb sowie Partner bei Grupo HRZ, erklärt, dass der erste Schritt die Entwicklung des zu automatisierenden Prozesses sein sollte. „Bevor ein KI-Agent für die Anrufbearbeitung eingesetzt wird, muss das Unternehmen wissen, was nach dem Erstkontakt mit jedem Kunden geschehen soll. Wer erhält den Lead? Wie lange dauert es? Welche Informationen müssen erfasst werden? Wann meldet sich der Vertriebsmitarbeiter? Wie viele Kontaktversuche werden unternommen? Technologie kann diese Logik skalieren, aber zunächst muss diese Logik existieren“, so Vinas.
Der HubSpot-Bericht „State of AI in Sales 2025“ bestätigt diesen Trend und zeigt, dass Vertriebsteams vor allem Anwendungen zur Automatisierung administrativer Aufgaben, zum Generieren von E-Mails, zur Durchführung von Kundenrecherchen und zur Aktualisierung von Verkaufsdaten nutzen. Die Produktivitätssteigerung hängt jedoch direkt von der Qualität der Umsetzung ab.
Laut Silveira gibt es einen richtigen Zeitpunkt für den Einsatz von künstlicher Intelligenz. Unternehmen ohne strukturierten Kundenstamm, ohne Kenntnis ihrer wichtigsten Leistungsindikatoren oder ohne Überwachung ihres Vertriebstrichters werden kaum von dieser Technologie profitieren können. „Der Fehler liegt in der Annahme, künstliche Intelligenz könne ein unstrukturiertes Unternehmen organisieren. Es kommt auf die Qualität der Informationen und die Prozesse an, die sie durchläuft. Fehlen diese Prozesse, fällt der Nutzen deutlich geringer aus als erwartet.“.
Laut dem Experten deuten einige Anzeichen darauf hin, dass das Unternehmen seine Abläufe noch strukturieren muss, bevor es in Automatisierung investiert:
- nutzt kein CRM-System durchgängig;
- Es verfügt über keinen klar definierten Verkaufstrichter;
- Die Reaktionszeit für Kundenanfragen ist zu lang;
- Es erfasst nicht die Verkaufskonversionsrate;
- weiß nicht, welche Kanäle den größten Umsatz generieren;
- Es pflegt keine Historie von Kundenbeziehungen.
Vinas fügt hinzu, dass das Unternehmen nicht auf einen perfekten Betrieb warten muss, um künstliche Intelligenz einzusetzen. Entscheidend ist, die Ergebnisse vor der Implementierung messen zu können, um die Leistung anschließend vergleichen zu können. „Wenn der Geschäftsinhaber heute nicht weiß, wie lange die Bearbeitung eines Leads dauert, wie viele Kontakte zu Verkaufschancen führen und wie viele Verkaufschancen in einem Abschluss enden, kann er auch nicht nachweisen, dass KI die Ergebnisse verbessert hat. Automatisierung ohne Vergleichswerte macht Technologieinvestitionen zu einem Glücksspiel“, erklärt er.
Sobald diese Grundlagen geschaffen sind, wirkt künstliche Intelligenz als Wachstumsbeschleuniger. Wichtiger als die Implementierung neuer Tools ist die Überwachung von Indikatoren, die aufzeigen, ob die Investition tatsächlich eine Rendite abwirft.
Zu den wichtigsten Parametern, die überwacht werden sollten, gehören:
- Reduzierung der durchschnittlichen Kundenreaktionszeit;
- Erhöhte Konversionsrate;
- Zunahme der Anzahl der durchgeführten Nachuntersuchungen;
- Verpasste Chancen reduzieren;
- erhöhte Produktivität pro Verkäufer;
- Wachstum des durchschnittlichen Ticketpreises;
- Erhöhung des Rückkaufsatzes;
- Umsatzwachstum ohne proportionale Erhöhung des Personalbestands.
„Der Erfolg künstlicher Intelligenz sollte nicht an der Anzahl der implementierten Automatisierungen gemessen werden, sondern an den Auswirkungen auf Produktivität und Umsatz. Bleiben die Kennzahlen nach der Implementierung unverändert, liegt das Problem wahrscheinlich nicht am Tool selbst, sondern am Management des Betriebs“, so Hugo.
Die Erfahrung der HRZ-Gruppe untermauert dieses Verständnis. Das Unternehmen integriert CRM, Vertriebsautomatisierung, intelligente Agenten und Prognosemethoden für Einzelhandel, E-Commerce, Kliniken und Dienstleistungsunternehmen und verbindet Technologie stets mit der Strukturierung von Geschäftsprozessen. Die Holdinggesellschaft hat bereits über 250 Betriebe landesweit beschleunigt und kann Erfolgsgeschichten wie 764.000 R$ Umsatz innerhalb von 24 Stunden in einem Filialnetz und 1,9 Millionen R$ Umsatz in nur 48 Stunden im E-Commerce vorweisen.
Für Unternehmen, die den Vatertag optimal nutzen möchten, bietet sich laut Silveira noch die Möglichkeit, künstliche Intelligenz strategisch einzusetzen – vorausgesetzt, die Vorbereitung beginnt mit der Organisation der Abläufe. „Wer ein Tool erst wenige Tage vor der Kampagne implementiert, wird selten nachhaltige Ergebnisse erzielen. Der größte Nutzen ergibt sich, wenn CRM, Vertriebstrichter, Kundenservice und Kennzahlen bereits gut strukturiert sind. Künstliche Intelligenz beschleunigt effiziente Abläufe, ersetzt aber nicht das Management“, so sein Fazit.
