自今年年初以来，巴西公司开具的发票中新增了CBS和IBS两项税项，这是税制改革新增的两项税种。虽然系统已更新，但实际上大多数小型企业尚未开始适应。.
据巴西商业协会 (Sebrae) 称，巴西有超过 1200 万家微型和小型企业，其中很大一部分企业依靠多年积累的注册信息、以不同方式记录的信息以及混合使用系统、电子表格和并行控制的流程来运营。.
vhsys首席执行官雷吉纳尔多·斯托科表示，关于税收改革的讨论过于集中在税率上，但适应过程远在此之前就已经开始了。“新税制需要更系统、更一致的信息。如果一家公司对自身的数据不够了解，那么在过渡期间遇到困难的可能性就会增加。”他说道。.
首先要审核记录。对于描述过于笼统的产品，例如“杂项商品”或“提供服务”，需要详细说明正确的NCM、CEST以及业务性质。客户和供应商的CNPJ过期、地址错误或税制不符也会导致出具的税单出现不一致。建议导出完整的数据库，识别重复或不完整的记录，并在收取新税款之前进行更正。.
第二步是整合各个环节。在许多小型企业中，开具发票的人员无法访问财务系统，而库存管理人员则使用单独的电子表格。当数据无法互通时，任何税法变更都会导致一系列连锁的返工。将发票开具、销售控制和财务管理集中在一个系统中，可以消除这个问题，并在税务机关交叉核对信息时便于验证。.
第三步是减少人工操作。逐一开具发票、手动录入付款单、在Excel中更新记录——这些人工操作都会增加出错的可能性。改革后，税务文件将包含更多信息，任何错误都可能导致罚款。即使使用简单的工具实现这些流程的自动化，也能降低出错率，并让企业主有更多时间来监控过渡情况。.
“许多人仍然将税制改革仅仅视为税收政策的改变。但对于中小企业而言，它也代表着信息组织方式的改变。利用这段时间更好地构建数据结构并整合流程，将有助于在未来几年更顺利地适应变化并提高管理效率，”这位专家总结道。.
