自今年年初以來，巴西公司開立的發票中新增了CBS和IBS兩項稅項，這是稅制改革新增的兩項稅種。雖然系統已更新，但實際上大多數小型企業尚未開始適應。.
據巴西商業協會 (Sebrae) 稱，巴西有超過 1200 萬家微型和小型企業，其中很大一部分企業依靠多年積累的註冊信息、以不同方式記錄的信息以及混合使用系統、電子表格和並行控制的流程來運營。.
vhsys執行長雷吉納爾多·斯托科表示，關於稅收改革的討論過於集中在稅率上，但適應過程遠在此之前就已經開始了。 「新稅制需要更系統化、更一致的資訊。如果一家公司對自身的數據不夠了解，那麼在過渡期間遇到困難的可能性就會增加。」他說。.
首先要審核記錄。對於描述過於籠統的產品，例如“雜項商品”或“提供服務”，需要詳細說明正確的NCM、CEST以及業務性質。客戶和供應商的CNPJ過期、地址錯誤或稅制不符也會導致發出的稅單出現不一致。建議匯出完整的資料庫，識別重複或不完整的記錄，並在收取新稅款之前進行更正。.
第二步是整合各環節。在許多小型企業中，開立發票的人員無法存取財務系統，而庫存管理人員則使用單獨的電子表格。當資料無法互通時，任何稅法變更都會導致一系列連鎖的返工。將發票開立、銷售控制和財務管理集中在一個系統中，可以消除這個問題，並在稅務機關交叉核對資訊時便於驗證。.
第三步是減少人工操作。逐一開立發票、手動輸入付款單、在Excel中更新記錄－這些手動操作都會增加出錯的可能性。改革後，稅務文件將包含更多信息，任何錯誤都可能導致罰款。即使使用簡單的工具來實現這些流程的自動化，也能降低出錯率，並讓企業主有更多時間監控過渡狀況。.
「許多人仍然將稅制改革僅僅視為稅收政策的改變。但對於中小企業而言，它也代表著資訊組織方式的改變。利用這段時間更好地建立資料結構並整合流程，將有助於在未來幾年更順利地適應變化並提高管理效率，」這位專家總結道。.
